第一条根据教育部和江苏省教育网络视频会议管理办法相关精神，为加强我校网络视频会议系统（以下简称视频会议系统）管理，充分发挥视频会议系统的效能，严格视频会议系统设备操作规程，提高视频会议系统使用质量，特制定本办法。

第二条视频会议系统是学校推动电子校务建设，利用信息化技术转变工作方式，改进工作作风，提高工作质量的一项重要手段。各单位应高度重视，充分运用视频会议系统资源召开会议。

第三条视频会议系统的使用管理由学校党政办公室（以下简称党政办）统筹协调、信息中心、后勤集团协同配合。具体职责分工如下：

    （一）党政办负责视频会议的统筹管理及组织协调工作，包括提出视频会议制度化、规范化建设的意见；协调督促有关部门做好视频会议的会场布置、技术保障和有关服务工作；协调督促有关部门做好视频会议系统建设和管理中的其他重要事项等。

    （二）信息中心负责视频会议系统的技术支持和保障工作，包括视频会议系统网络、主控设备等设施的日常管理和维护；制定视频会议系统规范的操作流程并组织实施；安排专业人员负责会前、会中、会后的相关技术保障；协助党政办做好视频会议电子数据的存贮和归档；对分会场技术人员进行培训等。

    （三）后勤集团负责会场设备的保管和日常清洁工作等。

    第四条召开全校视频会议必须按照规定程序报批。

    （一）学校决定召开的全校性会议，具体由党政办协调落实。

    （二）经批准由部门（单位）组织召开的全校性会议，主办部门（单位）一般应提前五个工作日向党政办提交会议方案和会议通知发文稿，经党政办审核并报有关领导审批同意后方可安排。会议方案应当包括会议名称、时间、议程、出席领导和主场参会人员等。

    第五条经审批召开的全校性视频会议一律由学校党政办的名义印发会议通知。及时与信息中心商定主分会场的布置要求、会议联调测试时间、主会场的技术支持、相关会务安排、联系人和联系电话等事项。

    第六条各单位应积极配合信息中心做好视频会议召开的相关工作。视频会议因故推迟或取消，主办单位应及时告知有关单位。

    第七条视频会议会场应保持良好的秩序，环境整洁，桌椅等设施摆放有序，参会人员应当着装整齐，不得随意走动、交谈。视频会议室禁止吸烟。

    第八条接入视频会议系统的单位应明确分管领导、落实管理人员，严格按照视频会议系统的操作程序和要求进行操作，规范管理本单位的视频会议系统，保证系统正常运行。

    （一）视频会议召开之前，各会场应按照会议通知要求准时、全程参加会前的联调测试。

    （二）各会场的会议终端及其它相关设备应在视频会议开始前1小时进入就绪状态，不得随意更改设备的技术参数配置。

    （三）会议期间，技术操作人员必须坚守岗位。主会场视频会议系统操作人员应根据会议需要，及时切换会场画面，了解各分会场的情况。各分会场应实时监控设备运行状况，与主会场保持联系。

    （四）视频会议系统设备必须指定专人负责管理和维护。会议期间，除视频会议操作人员之外，无关人员一律不得进入设备操作区，不得操作视频会议系统的有关设备。

    （五）会议结束后，由主会场统一终断会议连接。各分会场在主会场终断会议后，按操作流程关闭终端和其他设备。

    （六）分会场设备或网络出现故障，应及时排除，并向主会场报告。如暂时无法解决，主会场可为其提供会议录像资料。各分会场技术操作人员要建立视频会议系统的使用档案，记录系统的使用情况。

    第九条视频会议主办单位要会同党政办、信息中心认真做好会议电子数据的存贮、归档管理及保密工作。未经批准，不得擅自对外提供会议的录像资料。